電話対応が苦手で仕事を辞めたい・・電話対応がない仕事とは？

社会には色々な仕事がありますが、その中でも「電話対応」には苦手意識を持っている方が非常に多いです。電話って緊張するし、いつまで経っても慣れないですよね・・・。電話でクレーム対応なんてした日には、疲れがどっと出てしまいます。電話対応が苦手な方や、ストレスを溜めている方は、是非今回の記事を参考にして下さい。

1,電話対応が苦手と感じる理由

電話対応はたくさんある仕事の中でも、特に嫌がられる仕事です。「電話対応が好きだからやらせて下さい！」と言う人は中々いませんよね・・・

やはり皆が、「電話対応のない仕事がいい。」「できれば電話対応はしたくない。」って考えています。このように電話対応に苦手意識を持ってしまうのには、いくつかの理由があります。

クレームの可能性があるから

1度でもクレームの電話対応を受けた人であれば、この気持ちが分かると思います。クレームでヒドイお客さんにあたってしまうと、無茶苦茶に怒られるし、ちょっとしたトラウマになってしまいます。

私もネットショップを1人で運営していた時があり、電話で何度かクレームを受けた事がありました。

不良品を送ってしまったり、出荷ミスをすると、たまに上記のように怒られます。こちら側が悪いので仕方ありませんが、やはり１度でも怒鳴られると、電話対応が嫌になります。

一度こういったお客さんの電話対応をすると電話を取るのが怖くなり、「電話対応の仕事が辛いので辞めたい・・」と考えてしまいます。

上手く対応できないかもしれない

電話対応は対面で喋るのと違って意外と難しいです。特に電話に慣れていない時は、何を言っているか分からなくなったり、上手く相手に説明できなかったりと、焦る事が多いです。

ネットショップを例に挙げますと、お客さんが電話で商品を注文する時。注文時には、お客さんの「名前」「電話番号」「支払い方法」「住所」など、聞かなければいけない項目がたくさんあります。

これらを慣れていない従業員が全部一度に聞こうとすると、必ずどこか抜けてしまったり上手く伝わっていなかったり問題が生じます。

このようなミスをしてしまうと、上司に怒られたりお客さんからのクレームに繋がったりと、さらに辛い状況に追い込まれてしまいます。

「ちゃんと電話対応できるかな・・・」と心配する気持ちが、過度のストレスやプレッシャーに繋がり、「電話対応が苦手だ。」と考えてしまいます。

相手が見えない恐怖

仕事で電話を使っていると、どんな相手から電話がかかってくるか分かりません。これも恐怖心に繋がり電話対応が苦手になる原因です。

ネット上に電話番号を載せると、本当に色々な所から電話が掛かってきます。口調が荒い人であったり、クレーマー、何かの勧誘などなど。

上記の例は実際に私のお店に掛かってきた電話です。

相手の顔が見れないから、どんな人が分からないし変に揉めると面倒なことに繋がりかねません。相手が見えない恐怖から、電話対応に苦手意識を抱く従業員は多いですね。

相手が何を言っているか理解できない

電話対応は「音声」のみなので、上手く聞き取れない場合は多いです。

「すいません、聞こえなかったのでもう一度お願いします。」

一回、二回であれば聞きなおせますが、三回目にもなると相手も強い口調になるので、お店側は「分かりました・・・」と分かってもいないのに返事をしてしまいます。

これをしてしまうと、トラブルの元になったり上司に怒られたりします。そうすることで電話対応が辛いと感じてしまうんですね。

電話が聞こえ辛い理由はたくさんあります。正直これをすべて上手く聞き取ろうとすることは不可能です。実際に当店でも上記のようなお客さんは多く、電話でも聞き取り辛い事があります。

2,クレーマーへの対処法

電話対応で一番大変なのは、クレーム対応です。

電話対応でのクレームはそう頻繁には起きませんが、数ヶ月に一度くらいは出てきます。

私もネットショップで電話対応を受けていた時は、何度か電話でクレーム対応をした事があります。

クレーマーへの対処法は、ある程度パターン化してしまえば、変にクレームに動じなくなるし「また来たか」くらいの気持ちで対応できます。

クレームに対して苦手意識を持つのって、クレームを受けた直後だけです。１、２週間経ってしまえばすぐに忘れます。

クレームの対応の仕方については、こちらの記事でも説明しているので確認してみてください。

【関連記事】・クレーム対応が辛い！仕事を辞めたい場合に取るべき対処法や解決策

クレーム対処法１：毅然とした態度で接する

電話対応では相手の顔が見えませんが、こちらの顔も相手には見えません。だからといって何を言ってもいいわけではありませんが、そこから個人間の面倒なトラブルに繋がる事はまずないです。

何かあっても会社や会社の弁護士が入ることになるので、相手に必要以上に恐れる事はありません。個人の電話と考えずに、あくまでも電話対応は「会社の窓口」と考えておけば、毅然とした態度で接する事ができます。

もちろん誠意を持って謝ることも必要ですが、時には「出来ない事はできない。」と伝える事も大切です。

クレーム対処法２：線引きをする

自分の中で「出来ること」と「出来ないこと」の線引きをしておくと気持ちに余裕が出来ます。無茶苦茶なお客さんですと、平気でありえいない要求を言ってきます。

基本的に誠意を持って電話対応はするべきです。しかし明らかに不条理に怒られた時や、無理な要求をしてきた場合は、それに応じる必要はありません。

明らかに無理な事を言ってきた時は、そこで線引きをしてしまうのがオススメです。

無理な要求をしてきた場合は、、「申し訳ありませんでした。そのような対応はできません。会社の決まりですので」といった感じで、冷静に対応しましょう。

この場合「それは無理です。」と自分の判断で断るのはＮＧ。「会社の決まりなので出来ません！」と会社を使っていい訳すれば、クレーマーも諦めてくれます。

もちろんこちらが悪かった時や、言っていることが理解出来る場合は、誠意を持って謝るし対応もしなくてはいけません。しかし行き過ぎたクレーマーに誠意を持って対応していたら、心が病んでしまいます。

どこかで上手く線引きして、「出来ない事はできない！」と断る勇気も必要です。

3,電話対応が苦手な人が上手くなる方法

続いては電話対応が上手くなる方法についてご紹介します。電話対応に苦手意識を持っている方は、是非参考にして下さい。

とにかく電話対応の数をこなす事が大切

電話対応にはそれなりの技術力が必要です。この技術力をつけるには、とにかくたくさん電話対応するしかありません。

何ヶ月も電話対応していれば、自然と緊張がほぐれて、対応もスムーズに出来るようになります。これはどんな仕事も同じです。

苦手意識を持つのは最初だけです。どんな仕事でも、数をこなす事で克服する事ができます。

慣れるまでは電話を一回切るのがオススメ

電話対応に慣れていない人は、１回の電話ですべて解決しようと思わないで下さい。

「整理してからこちらから掛けなおしますね。」

上記のようにお客さんに伝えて、一度電話を切るのも1つの方法です。理解できないのに無理に分かったフリをすると、後々クレームや面倒な事に繋がる恐れがあります。

そんな時は１度電話を切ったり保留にしてから、上司に助けを求めたり、キチンと整理してから掛け直すようにしましょう。

電話対応が上手な人の真似をする

おそらく長く電話対応している先輩であれば、スラスラと喋ってストレスなく電話対応しています。見よう見真似でもいいので、まずは電話対応が上手な先輩の真似をしてみましょう。

何でも同じですが、最初は真似から始めると、早い段階で慣れる事ができます。喋り方や会話の流れなど、対応が上手な人の真似をして喋ってみて下さい。

言葉を選びすぎない

電話対応ではビジネス用語を使おうと、言葉を考えすぎる人がいます。もちろん綺麗な言葉遣いであるに越した事はないですが、そのせいで上手く喋れないのはどうかと思います。

「敬語」は最低限必ず使わなければいけませんが、それ以上のことは気にしなくてもいいです。敬語を使って一生懸命電話対応をしていれば、相手の方にも誠意が伝わります。

慣れていないうちは、変にビジネス用語を使おうとせず敬語を使って自分の言葉で電話対応をして下さい。

マニュアル化する

その時その時で簡単なマニュアルのようなものを作成しておけば、毎回焦る必要もなくなります。例えば私の会社では、電話に対してマニュアルがいくつか作られています。

マニュアルといってもエクセルで簡単に作ってあるだけです。

かなり簡素化していますが、このようにエクセルで簡単にまとめておくと、「何を聞けばいいかわからない」「どう対応していいかわからない」といった事態を防ぐことができます。

電話対応が苦手だと感じる方は、内容に沿って自分なりのマニュアルを作ってみましょう。

お客さん側に立って話す

お客さん目線で話すのも意外と効果的です。例えばクレームの電話が掛かってきたとき。

客「商品が不良品だったんだけど？どうしてくれるの？」
社員「本当に申し訳ありませんでした。」
客「そんな適当に商売してたら潰れるよ！」
社員「その通りだと思います。不良品を送るなんてあり得ませんよね。商品管理部門には私から強く言っておきます！」

このようにお客さんの見方に立って話を聞いてあげると、クレーム対応も意外とすんなり解決します。これがただ謝るだけですと、お客さんも腑に落ちずいつまでもイライラしています。

電話対応で大切なのは、会社側に立つのではなく、お客さん側に立ち会話する事です！

電話対応は誰もが乗り越える試練

「電話対応が苦手、辛い、辞めたい」このように考えるのはあなただけではありません。新入社員や電話対応が始めての方であれば、誰もが最初は同じように感じます。

しかし我慢して半年、1年と仕事を続けると、自然と克服していることがほとんどです。そう考えれば自分にもクリアできそうな気がしてきませんか？

中には特別に電話対応が多い会社や、クレーム対応ばかりの会社もあります。そのような会社であれば、転職を考えても良いと思います。

4,電話対応がストレスで嫌になった場合の対処法

会社によっては電話対応の頻度や、電話の内容もバラバラです。あまり酷い会社ですと、毎日クレームばっかりで、尋常じゃないストレスが溜まる場合もあります。

理解力の無い上司やフォローしてくれる仲間がいないのも、会社としてはあまりよくありませんね。こういった会社も無理に働き続けると、「鬱病」などに罹り体を壊してしまう事があります。

毎日が苦痛で辛くて仕事が嫌で嫌でしょうがない。一度こういった状況に陥ると、「頑張ってみよう！」と開き直る事は難しく、心が病んでいく一方です。

ここまでストレスが溜まっている場合は、すぐにでも「転職活動」を行ってください。

電話対応がない仕事につく

電話対応が多い仕事、少ない仕事、ほとんどない仕事はそれぞれ存在します。もし電話対応が本当に苦手で、「二度とやりたくない！」と思うのであれば、電話対応がない仕事や職業に転職する事を考えましょう。

転職エージェントを使う

転職する場合に気をつけて欲しいのが、仕事を辞めずに転職先を探すことです。仕事を辞めてしまうと、次の仕事が見つかるまで無職になるので、ストレスや仕事を見つけないといけないプレッシャーが掛かってしまいます。

こんな状態では良い就職先は見つかりません・・・

転職エージェントを使えば、今の仕事を辞めずに仕事探しができます。現在の仕事でストレスを感じている場合は、転職エージェントを使い、水面下で転職活動を始めておきましょう。

オススメの転職エージェントについては、この記事の最後でご紹介します！

5,電話対応がない仕事とは？

上記のような仕事であれば、基本的に電話対応はしなくて済みます。個人的にオススメなのは、製造業や工場勤務です。

製造業や工場勤務は、電話対応どころか人と接する事が少ないので、人間関係でのストレスは受け辛いです。

私も工場勤務を経験していますが、毎日同じ仕事をやるストレスは多少あっても、クレームや接客でのストレスは全くありませんでした。

電話対応に疲れた人には是非オススメの仕事です。

こんな仕事はＮＧ！電話対応が多い仕事とは？

コールセンターや受付、事務、他にもネットショップなどの仕事は、電話対応が多いのでオススメしません。特にコールセンター。コールセンターは電話で話すのが仕事です。

毎日クレーム処理やお客への対応に追われます。電話対応が苦手な方であれば、絶対に避けるべき仕事です。

6,オススメ転職エージェント

下記は私がオススメする、転職エージェントです。どれも大手なので求人数が多く、安心のサポートが受けられます。無料登録するだけでサービスが使えるようになりますよ。

おすすめ転職エージェント１：リクルートエージェント

【公式サイト】
・リクルートエージェント

リクルートエージェントは、100,000件以上の求人があると言われている転職エージェント。求人数がとにかく多く、担当者の当たり外れが少なく質が高いことも有名です。

転職に関するサポートも受けられますので、転職に不安を抱える人でも、安心して転職活動が行えます。

リクルートエージェントは大手企業のリクルートが運営している事もあり、様々な業種にコネクションを持っていることでも有名。他のエージェントでは取り扱っていない求人もありますので、是非無料登録を行い活用しましょう。

20年以上にわたって転職活動を支援しており、一人ひとりに合わせた転職のサポートを行ってくれます。

7,まとめ

以上です。「会社での電話対応が辛い、苦手」と感じるのは普通の事です。誰もが最初は同じように感じるし、数をこなす事で少しずつ慣れていきます。

しかし、気持ちが折れそうなほど辛い時は転職を考えてみて下さい。やはり職業や職場によって、社員同士のサポート体制が悪かったり、クレーム対応が多い仕事は存在します。

そういった職場では無理して続けてもストレスが溜まる一方です。体を壊しては意味がないので、早めに転職エージェントを使って、水面下で転職活動を行いましょう。